Ошибки в автоматизации документооборота и бизнес-процессов

 

Умные учатся на чужих ошибках

Подробно

Получите консультацию сейчас

Бесплатная консультация специалиста по настройке обмена данными в программе 1С

  Отправить заявку

Любое предприятие при разработке и автоматизации своих бизнес-процессов сталкивается с рядом проблем, обратить внимание на которые призвана эта статья.

В целом автоматизацию бизнес-процессов следует рассматривать как определенную последовательность необходимых действий:

  • определить стандарт описания бизнес процессов;
  • описать финансово-хозяйственную деятельность предприятия как есть – исследование должно быть глубоким, анализ полным;
  • создать бизнес-процессы, рассмотреть возможность их оптимизации;
  • разработать регламенты бизнес-процессов;
  • сформулировать требования к программному и техническому обеспечению;
  • автоматизировать бизнес-процессы;
  • обучить персонал.

Зачастую описание бизнес-процессов предприятия проводится разными сотрудниками в разное время, и не придерживается определенного стиля, регламента описания, что приводит низкой ценности такой работы. Для того, чтобы исключить разночтения на предприятии до описания бизнес-процессов необходимо разработать стандарт их описания. Согласовать все значения графических элементов (легенду схемы) и структуру документа.

Помимо этого, при автоматизации бизнес-процессов предприятия не уделяется должного внимания обсуждению «как надо» процесс выполнять. Бизнес-процесс автоматизируется «как есть» и мы рискуем получить «автоматизированный бардак», поэтому очень важно, описывая деятельность «как есть», рассматривать возможность оптимизации. Иногда, чтобы бизнес-процесс выполнялся оптимально – необходимо изменить организационную структуру предприятия.

При разработке бизнес-процессов серьезное внимание должно уделяться их описанию, т.е. регламентам. Серьезные изменения в уже описанном бизнес-процессе: изменение маршрута, ответственных, и прочих параметров без изменения регламента – приводит к путанице. Необходимо следить за актуальностью регламентов. Чтобы изменить бизнес-процессы предприятия - необходимо их изменить (если того требует процесс) сначала в бумажном виде и «обкатать» в работе. Затем приступать к автоматизации.

При поспешном внедрении программного продукта, недостаточное внимание уделяется серверам, на которых разворачивается данное ПО. Медленные и нестабильные сервера, неотлаженное программное обеспечение – все это приводит к торможению процесса внедрения. Технические сбои мешают работе и освоению нового программного продукта. Сотрудники предприятия с неохотой и недоверием относятся к нововведению. На медленных серверах можно проводить тестирование и разработку/адаптацию нового ПО, однако внедрение возможно только на оптимизированном «железе» и ПО, с устраненными частыми ошибками.

Помимо ошибок регламентации, к частым ошибкам относятся ошибки автоматизации регламентированных процессов. Даже проработанные идеально процессы не принесут ожидаемой пользы если допустить ниже изложенные ошибки.

Покупка неадаптированного под задачи конкретного предприятия типового решения в «коробке», и попытка работать в нем, также грозит обернуться неудачей при автоматизации. В итоге используется только часть функционала программного обеспечения (до 15%). Интерфейс пользователя перегружен кнопками и полями ввода. Пользователь теряется. Выходом из ситуации служит максимальное упрощение пользовательского интерфейса. Пользователь видит и заполняет только важные поля документа для него.

Обучение персонала, одна из главных задач успешной автоматизации бизнес-процессов. Понятные инструкции в целом по выполнению бизнес-процесса, персональные инструкции «по ролям» пользователей информационной системы, создание центра компетенции – все это залог безошибочной, качественной работы коллектива в новом ПО.

Практика показывает, что для среднего предприятия разработка и автоматизация бизнес-процессов занимает около года, для крупных компаний до двух лет.

Отправьте заявку

и в ближайшие 15 минут
мы перезвоним Вам

*Ваши контактные данные надежно защищены
и не будут переданы третьим лицам

Рассчитать

и в ближайшие 15 минут
мы перезвоним Вам

*Ваши контактные данные надежно защищены
и не будут переданы третьим лицам