Автоматизация
процесса согласования договоров

 

Суть и назначение

Подробно

Получите консультацию сейчас

Бесплатная консультация специалиста по настройке обмена данными в программе 1С

  Отправить заявку

В жизненном цикле предприятия на этапе «Юность» -
происходит переход от управления «по интуиции»,
к более профессиональным действиям.

Формируются: новая структура, стиль работы, организационная
культура, основные бизнес-процессы. Именно в этот момент важную роль приобретает
автоматизациябизнес-процессов предприятия.


И.Адизес

 

Рано или поздно каждое предприятие приходит к необходимости автоматизации своих бизнес-процессов:

  •   для оптимизации процессов внутри компании (например, более быстрое согласование договоров);
  •   для повышения прозрачности информации (например, понимание на каком этапе и у кого находится согласовываемый договор);
  •   для повышения согласованности действий сотрудников внутри предприятия (понимание сотрудником своих действий в рамках процессов на предприятии, а не внутри своих отделов).

Данная статья посвящена описанию предпосылок автоматизации бизнес-процессов предприятия на примере фрагмента реализации бизнес-процесса «согласование договоров».

Часто предприятие имеет сформировавшуюся организационную структуру, присутствуют описанные и задокументированные бизнес-процессы. Однако в силу ошибочного представления о дороговизне и невозможности оперативной автоматизации бизнес-процессов, внедрение откладывается, а сотрудники компании снова и снова для согласования договоров тратят много времени и сил. Зачастую проекты договоров теряются под кипой бумаг, и что самое главное, отследить на каком этапе документ затерялся практически невозможно. Все эти проблемы призвана решить автоматизация бизнес-процессов, путем четкого и ясного описания всех этапов прохождения документа. Бизнес-процесс состоит из функций. За каждой функцией закреплен ответственный. В сложном бизнес-процессе могут существовать подпроцессы (бизнес-процессы, являющиеся функциями для данного бизнес-процесса). Перед началом работы по автоматизации бизнес-процесса следует еще раз глобально оценить картину в целом, и при возможности его оптимизировать до начала работ.

Большим плюсом, при автоматизации бизнес-процесса «согласование договоров», является реализация описанного бизнес-процесса в действующей учетной информационной базе. Например, существует ряд продуктов позволяющих автоматизировать бизнес-процессы на популярной платформе 1С:Предприятие 8.х. Данная реализация позволяет использовать существующую справочную информацию базы данных предприятия, и, как следствие, избежать двойного вноса информации по ответственным, отделам , контрагентам и т.д.

Удачным решением является совмещение выполнения бизнес-процесса, с документом информационной базы предприятия. Например, при реализации товаров и услуг выполняя процесс по подбору, формированию заказа, выставлению счета, отгрузке – направляя работу сотрудников по бизнес-процессу, одновременно с этим изменять статус документа информационной базы. Таким образом, в журнале документов «Реализация товаров и услуг» мы получаем достоверную информацию о выполнении заказа (определенный статус документа можно связать с определенным цветом), получая тем самым оперативную информацию о ходе отгрузки.

 

Журнал документов «Реализация товаров и услуг» со статусами

pub1-1При завершении бизнес-процесса «согласование договоров», можно добавить - автоматически добавить в справочник «договоры контрагентов» как новую запись, а также хранить его согласованный файловый вариант в текущей базе, а при необходимости легко найти и распечатать.

При отсутствии технической возможности либо дороговизне интеграции данный бизнес-процесс реализуется в отдельном приложении, что влечет за собой дополнительные трудозатраты на поддержание актуальной справочной информации. Если существует возможность обмена данными между информационной базой и приложением по реализации бизнес-процессов – подбираются и настраиваются механизмы обмена.

Рассмотрим пример бизнес-процесса «Согласование договоров» , реализованный на платформе 1С:Предприятие 8.х.

 

pub1-2

 

Фрагмент схемы бизнес-процесса «Согласование договоров»

Как видно из фрагмента схемы каждая функция бизнес-процесса имеет ответственного. При этом все функции связаны между собой. Стоит заметить – на выполнение каждой функции в системе, отводится определенное время. Это позволяет контролировать выполнение бизнес-процесса и выявлять его «узкие» места. При автоматизации становится видна роль каждого сотрудника предприятия, его временные затраты на выполнения «своих» функций, что так же способствует увеличению производительности на предприятии.

Учесть сразу все детали при автоматизации бизнес-процессов невозможно, поэтому обязательно нужно выбирать программное обеспечение, которое позволяет производить гибку и гибкую донастройку процессов в ходе работы пользователей с ними.

В конечном итоге автоматизация бизнес-процесса «согласование договоров» решает ряд очень важных задач:

  • ведение безбумажного процесса согласования договоров;
  • четко регламентированный перечень параметров договора, без которого невозможен старт процесса согласования;
  • работа ответственных сотрудников предприятия с договором как в целом последовательно, так и частями параллельно (каждый сотрудник параллельно смотрит и комментирует только свою часть договора);
  • отслеживание стадий согласования договора в реальном времени;
  • контроль времени на согласование договора по функциям;
  • автоматизация всех возможных этапов согласования договоров.

В заключение хочется отметить: для того, чтобы успешно автоматизировать бизнес-процессы предприятия, необходимо четкое понимание всех бизнес-процессов, происходящих в организации. Если собственными силами это сделать не удается, имеет смысл обратиться к специалистам. Ведь стоимость их услуг окажется в итоге гораздо ниже, чем убытки от неудачной автоматизации.

Отправьте заявку

и в ближайшие 15 минут
мы перезвоним Вам

*Ваши контактные данные надежно защищены
и не будут переданы третьим лицам

Рассчитать

и в ближайшие 15 минут
мы перезвоним Вам

*Ваши контактные данные надежно защищены
и не будут переданы третьим лицам